Politique de confidentialité et de gestion des données

1. Qui est responsable de vos données?

Jamzo est une application de gestion et de suivi de matchs de roller derby exploitée sous le nom Jamzo par Charles Robart, situé au appartement 204, 1005 rue Rielle, Montréal (Québec) H4G 2T2, Canada (« Jamzo », « nous »).

Le responsable de la protection des renseignements personnels peut être joint à :

• Courriel : privacy@jamzo.app
• Adresse : appartement 204, 1005 rue Rielle, Montréal (Québec) H4G 2T2, Canada
• Titre du responsable : Responsable de la protection des renseignements personnels de Jamzo

2. Portée de la politique

Cette politique explique comment Jamzo recueille, utilise, communique, conserve et protège les renseignements personnels lorsque vous utilisez l’application mobile, sa version Web, les services associés ou communiquez avec nous.

Elle couvre aussi les renseignements qu’un organisateur, un officiel ou un marqueur inscrit au sujet d’autres personnes, notamment les athlètes et les officiels d’un match.

3. Données que nous traitons

Données de compte

• adresse courriel;
• pseudonyme ou nom de derby;
• mot de passe sous forme protégée par notre fournisseur d’authentification — Jamzo n’accède pas au mot de passe en clair;
• affiliation principale à une ligue;
• identifiant de compte, état de confirmation du courriel et informations de session.

Données techniques

• identifiant aléatoire de l’appareil créé par Jamzo;
• jetons de session et données nécessaires au maintien de la connexion;
• affectations temporaires à un rôle ou à une équipe;
• opérations de match mises en attente hors connexion;
• adresses IP, dates de connexion et journaux techniques pouvant être générés par nos fournisseurs d’hébergement et d’authentification.

Jamzo ne demande actuellement aucun accès à la localisation précise, aux contacts, au microphone, à la caméra ou aux photos. Jamzo n’intègre actuellement aucun outil de publicité comportementale ou d’analytique marketing.

Données de match accessibles aux personnes autorisées

Selon les fonctions utilisées, ces renseignements sont accessibles au créateur du match et aux NSO auxquels le code privé du match a été communiqué :

• noms et affiliations des ligues et des équipes;
• date, heure, lieu et tournoi;
• pseudonymes, numéros et composition des équipes;
• noms ou pseudonymes, rôles, affiliations et niveaux de certification des officiels;
• noms ou pseudonymes des marqueurs et responsables;
• scores, alignements, pénalités, passages en boîte, expulsions et autres statistiques sportives;
• état du match et documents de statistiques exportés.

Avant d’inscrire les renseignements d’une autre personne, vous devez être autorisé à le faire et l’informer des usages prévus. Le code privé ne doit être communiqué qu’aux officiels qui ont besoin d’accéder au match.

Données disciplinaires confidentielles

Un formulaire d’expulsion ou de suspension peut contenir :

• pseudonymes et noms légaux;
• courriels et affiliations;
• déclarations, commentaires et description d’un incident;
• sanction ou recommandation de suspension;
• signature saisie sous forme de texte;
• informations concernant un athlète expulsé, des témoins, capitaines et officiels.

Ces données ne sont pas incluses dans les données opérationnelles ordinaires du match. Leur accès dans Jamzo est limité au compte permanent responsable du match. Elles peuvent toutefois apparaître dans un fichier exporté et partagé par cet utilisateur; le destinataire devient alors responsable de la protection de sa copie.

Données provenant de tiers

Nous pouvons recevoir des données :

• d’un organisateur, d’un officiel ou d’un utilisateur qui prépare ou saisit un match;
• de répertoires sportifs publics, notamment des informations publiques sur les ligues, équipes, athlètes et officiels;
• de notre fournisseur d’authentification et d’hébergement;
• de l’appareil lorsque des données de session ou de match sont conservées localement.

Communications et demandes de confidentialité

Lorsque vous communiquez avec Jamzo, notamment à privacy@jamzo.app ou au moyen du formulaire de demande, nous pouvons traiter :

• votre adresse courriel et les coordonnées que vous choisissez de fournir;
• le contenu de votre message et les références aux matchs ou données concernés;
• les pièces jointes que vous choisissez d’envoyer;
• les métadonnées nécessaires à la réception, au transfert, à la sécurité et au traitement du message.

Nous vous demandons de ne pas envoyer de pièce d’identité, de formulaire disciplinaire ou d’autre renseignement sensible dans votre premier message. Si une vérification supplémentaire est nécessaire, Jamzo vous indiquera un moyen proportionné de la réaliser.

4. Pourquoi nous utilisons les données et sur quelle base

Finalité	Données principales	Base envisagée au Canada	Base envisagée sous le RGPD
Créer, sécuriser et administrer un compte	courriel, pseudonyme, mot de passe protégé, session	consentement et fourniture du service demandé	exécution du contrat
Organiser, saisir et synchroniser un match	données sportives, identifiants d’appareil et de session	consentement et fourniture du service	exécution du contrat; intérêt légitime pour les données strictement sportives de tiers, après mise en balance documentée
Produire les feuilles officielles et conserver l’historique sportif	pseudonymes, rôles, scores, alignements et pénalités	finalité sportive annoncée, consentement ou autre autorisation applicable; révision de nécessité	intérêt légitime documenté pour les archives strictement sportives d’adultes, après analyse de nécessité et de mise en balance, avec droit d’opposition
Publier l’archive sportive	pseudonymes, numéros, fonctions officielles, résultats et statistiques	publication annoncée et raisonnable dans les circonstances; mécanisme de correction et retrait	intérêt légitime documenté lorsque la publication est nécessaire et proportionnée; sinon consentement ou retrait de l’affichage public
Gérer un incident disciplinaire	identité, déclarations, sanctions et signatures	consentement exprès lorsque requis et gestion de l’événement	consentement explicite lorsque nécessaire; constatation, exercice ou défense de droits, si applicable et documenté
Prévenir les abus et sécuriser le service	identifiants, journaux, IP et activité technique	intérêt légitime et obligations de sécurité	intérêt légitime et obligations légales
Répondre aux demandes et respecter la loi	compte, communications, traces de traitement	obligation légale et responsabilité	obligation légale

Nous ne prenons pas de décision produisant un effet juridique ou similaire fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Nous ne vendons pas les renseignements personnels et ne les partageons pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle.

5. Accès aux matchs et publication

Les matchs ne sont pas répertoriés publiquement par défaut. Leur créateur y accède avec son compte permanent. Un NSO doit saisir le code privé à six caractères fourni par le Head Game; cet accès est associé à sa session et au rôle Scorekeeper ou LineUp / Penalty Tracker, expire automatiquement et est raccourci après la fin du volet concerné.

Le code constitue une information confidentielle d’accès et ne doit pas être publié. Il demeure visible au créateur du match pendant son déroulement, mais n’est pas retourné dans les listes ou récapitulatifs destinés aux NSO et n’est pas utilisé comme titre de remplacement dans les exports. Lorsque le Head Game valide la fin du match, le code et les accès techniques NSO sont immédiatement révoqués et supprimés. Si le Head Game réouvre le match pour effectuer une correction, un nouveau code est généré; l’ancien code et les anciennes sessions NSO ne redeviennent jamais valides. La date et une raison opérationnelle courte de la dernière réouverture sont enregistrées. Cette raison ne doit pas contenir de renseignements personnels ou sensibles qui ne sont pas nécessaires à la correction.

Les matchs terminés peuvent ensuite alimenter le service public d’archives sportives et de statistiques de Jamzo. Cet historique peut comprendre les équipes, résultats, noms ou pseudonymes sportifs, numéros, noms et fonctions des officiels et statistiques du match. Les données disciplinaires, coordonnées de compte, identifiants techniques et codes d’accès n’en font jamais partie.

Une décision relative aux droits d’une personne peut corriger, masquer ou pseudonymiser son affichage dans l’archive publique. Cette décision n’altère pas automatiquement la feuille officielle WFTDA conservée sous accès restreint. La conservation d’un document officiel ne justifie pas automatiquement le maintien du nom dans l’affichage public.

Les documents officiels WFTDA peuvent contenir les noms et numéros nécessaires. Ils sont générés pour les responsables et officiels autorisés; leur partage subséquent doit être limité aux destinataires ayant besoin de les recevoir.

Les données disciplinaires confidentielles, les courriels de compte, identifiants de compte, identifiants d’appareil, jetons de session et journaux techniques ne doivent jamais être rendus publics.

6. À qui les données sont communiquées

Nous limitons la communication aux personnes et fournisseurs qui en ont besoin :

• Supabase Pte. Ltd. et ses sous-traitants, pour l’hébergement de la base de données, l’authentification, le stockage, les fonctions serveur, les sauvegardes et les journaux;
• Resend (Plus Five Five, Inc.), pour l’envoi des courriels transactionnels et de conservation de compte ainsi que la réception et le transfert des messages adressés à privacy@jamzo.app; Resend peut traiter les adresses, métadonnées, contenus et pièces jointes des messages;
• Google (Gmail), comme destination administrative actuelle des messages transférés depuis privacy@jamzo.app; Google peut traiter les adresses, métadonnées, contenus et pièces jointes des messages selon les services et conditions applicables au compte utilisé;
• Vercel, Inc., pour l’hébergement du site Web Jamzo et la mesure d’audience technique au moyen de Vercel Analytics;
• Expo / EAS, lorsque leurs services sont utilisés pour construire, signer, distribuer ou mettre à jour l’application; ils peuvent recevoir le code de l’application, les identifiants du projet, les journaux de construction, les informations techniques et, selon les fonctions activées, des données techniques relatives aux installations;
• Cloudflare, Inc., pour la gestion du domaine et du DNS. Jamzo ne lui transmet pas intentionnellement les données de match; si un service de proxy, de sécurité ou de routage est activé, Cloudflare peut aussi traiter des données techniques de réseau nécessaires à ce service;
• Apple et Google, lorsque l’application est téléchargée ou utilisée par l’intermédiaire de l’App Store ou de Google Play, selon leurs propres politiques et leurs rôles respectifs;
• les personnes auxquelles un utilisateur choisit d’envoyer un fichier PDF ou XLSX exporté;
• une autorité, un conseiller ou une autre partie lorsque la loi l’exige, pour protéger la sécurité ou pour constater, exercer ou défendre des droits.

Lorsque le fournisseur agit pour le compte de Jamzo, nous nous appuyons sur ses conditions contractuelles et, lorsqu’applicable, sur une entente de traitement des données. Les ententes publiées par Supabase et Resend intègrent des obligations de sous-traitance et des clauses contractuelles types pour certains transferts soumis au RGPD. L’entente de Vercel s’applique selon le forfait et le contrat utilisés. Jamzo demeure responsable du choix de ses fournisseurs, de la configuration de ses services et de l’évaluation de ses transferts.

Jamzo s’engage à tenir à jour la liste des fournisseurs utilisés et à réévaluer leur rôle, leurs lieux de traitement, leurs sous-traitants et leurs garanties lorsqu’un service ou un traitement change. Sur demande, nous pouvons fournir des informations supplémentaires sur les catégories de fournisseurs et les mécanismes de transfert applicables, sous réserve des informations confidentielles de sécurité.

7. Lieu de traitement et transferts internationaux

Les services principaux de la base de données de production Jamzo — notamment PostgreSQL, Supabase Auth et le stockage rattaché au projet — sont hébergés dans la région Supabase us-east-1 (Virginie du Nord), aux États-Unis.

Jamzo utilise également un environnement de développement séparé dans la région Supabase us-west-1 (Californie du Nord), aux États-Unis. Cet environnement est destiné aux essais et ne doit pas recevoir de copie des données de production. Toute donnée personnelle nécessaire à un essai doit être minimisée, fictive ou dépersonnalisée lorsque cela est possible, puis supprimée selon les règles applicables.

Le choix d’une région principale ne signifie pas que tous les traitements ont lieu exclusivement dans cette région. Les fonctions Edge peuvent s’exécuter dans une région différente, notamment près de l’appelant. Les sauvegardes, journaux, services de soutien, communications électroniques et sous-traitants peuvent également impliquer d’autres lieux de traitement.

Les fournisseurs mentionnés ci-dessus sont susceptibles de traiter des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Les messages reçus à privacy@jamzo.app transitent actuellement par Resend avant leur transfert vers un service Gmail. Les fichiers PDF ou XLSX sont générés sur l’appareil et ne quittent Jamzo que lorsque l’utilisateur choisit de les partager avec un destinataire ou un autre service.

Avant d’ajouter un fournisseur ou un nouveau transfert hors Québec, Jamzo doit évaluer la nécessité de la communication, la sensibilité et la quantité des renseignements, la finalité, les mesures contractuelles et techniques, les sous-traitants ainsi que le régime juridique du lieu de traitement. Pour les transferts assujettis à la loi québécoise, Jamzo documente l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée requise et encadre la communication par une entente écrite lorsque la loi l’exige.

Lorsque le RGPD s’applique et que les données sont transférées hors de l’Espace économique européen sans décision d’adéquation applicable, Jamzo utilise un mécanisme reconnu, notamment les clauses contractuelles types intégrées aux ententes des fournisseurs concernés, et évalue les mesures complémentaires nécessaires. Ces mécanismes n’empêchent pas qu’un fournisseur puisse devoir répondre à une demande gouvernementale valide selon le droit qui lui est applicable.

Le transfert ou l’hébergement dans un autre pays peut soumettre les renseignements aux lois de ce pays. Jamzo limite les données communiquées, applique des contrôles d’accès, chiffre les communications en transit et évite d’envoyer des formulaires disciplinaires ou d’autres renseignements sensibles par courriel lorsqu’un canal plus restreint est nécessaire.

8. Conservation et suppression

Jamzo applique le calendrier suivant. Les délais courent à partir de l’événement indiqué et peuvent être suspendus uniquement pour les données nécessaires au respect d’une obligation légale, au traitement d’une contestation ou à la défense de droits.

Catégorie	Durée ou événement déclencheur	Sort des données
Compte et profil	2 ans après la dernière connexion réussie; avertissements prévus 90 jours et 30 jours avant l’échéance	suppression du compte actif, du profil et des sessions; toute nouvelle connexion annule l’échéance
Suppression volontaire du compte	dès la confirmation de la demande	suppression du compte actif, du profil et des sessions, sous réserve des délais techniques et obligations applicables
Sessions et données locales	jusqu’à la déconnexion, la suppression locale ou au plus 30 jours après leur inutilité	révocation ou suppression
Code privé et accès techniques NSO	jusqu’à la fin du match validée par le Head Game	révocation et suppression immédiates; une réouverture génère un nouveau code sans réactiver les anciens accès
Association entre un match et le compte Head Game	24 mois après la dernière validation de fin du match	dissociation du compte créateur et retrait du match de « Mes matchs »; l’archive sportive demeure en lecture seule
Noms ou pseudonymes, numéros, officiels, résultats et statistiques	pendant la durée d’exploitation du service d’archives sportives et de statistiques de Jamzo	conservation afin de préserver l’intégrité de l’historique, sous réserve des droits de correction, de retrait et d’opposition applicables et d’une révision annuelle de nécessité
Match en préparation abandonné	90 jours après la dernière activité	suppression
Formulaire disciplinaire non finalisé	30 jours après le match	suppression sécurisée
Formulaire disciplinaire finalisé	jusqu’à la clôture du dossier, puis 12 mois	suppression sécurisée, sauf obligation de conservation ou contestation active
Journaux de sécurité	12 mois	suppression, sauf enquête ou obligation légale
Fichiers temporaires générés sur l’appareil	jusqu’au nettoyage du cache par le système ou l’utilisateur	suppression locale
Registre des incidents de confidentialité	au moins 5 ans après la prise de connaissance	suppression à l’expiration du délai applicable; cette durée couvre l’exigence québécoise et dépasse le minimum fédéral canadien de 24 mois
Demandes relatives aux droits et preuve de réponse	3 ans après la clôture de la demande	suppression ou anonymisation
Sauvegardes	maximum de 30 jours après la suppression dans le système actif	expiration automatique; toute restauration réapplique les suppressions arrivées à échéance

La suppression du compte efface les identifiants de connexion, le profil permanent et l’affiliation, mais ne supprime pas automatiquement les noms, numéros ou fonctions figurant dans les feuilles et archives sportives. Avant l’expiration du délai de 24 mois suivant un match terminé, la suppression du compte dissocie déjà le match du compte supprimé. La dissociation du créateur n’anonymise pas le match : les personnes figurant dans l’archive sportive peuvent encore être identifiables.

Jamzo réévalue au moins annuellement la nécessité et la proportionnalité de la conservation de l’historique nominatif. Une personne peut demander la correction, le retrait ou la cessation de diffusion de ses données. Jamzo examine la demande selon la loi applicable et peut conserver certains éléments lorsqu’une obligation ou une raison légitime impérieuse, notamment l’intégrité d’un résultat sportif officiel, le justifie. La décision et ses motifs sont communiqués à la personne.

Les copies déjà exportées ou partagées hors de Jamzo ne peuvent pas être supprimées automatiquement par Jamzo.

9. Vos droits et comment les exercer

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez demander :

• l’accès à vos renseignements et une copie;
• leur correction;
• leur suppression ou anonymisation;
• la limitation ou la cessation de certains usages;
• le retrait d’un consentement pour l’avenir;
• la portabilité des données que vous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé;
• l’opposition à un traitement fondé sur un intérêt légitime;
• la désindexation ou la cessation de diffusion lorsque la loi le prévoit;
• des informations sur les catégories de sources, destinataires et transferts;
• l’examen d’une plainte sans discrimination ni représailles.

Vous pouvez supprimer votre compte dans Compte > Supprimer le compte. Cette action concerne le compte, le profil et les informations de connexion; elle ne constitue pas automatiquement une demande d’effacement des personnes inscrites sur les feuilles de match.

Vous pouvez demander séparément l’examen des données nominatives d’un match : correction d’un nom, d’un numéro, d’une fonction officielle ou d’un résultat, retrait de l’affichage public, pseudonymisation, désindexation, restriction ou suppression. Utilisez le formulaire de demande relative aux renseignements personnels en indiquant uniquement le match et les données concernés; aucun compte Jamzo n’est requis. N’envoyez pas de pièce d’identité dans votre première demande. Nous vérifierons votre identité de façon proportionnée, évaluerons chaque catégorie de données et communiquerons par écrit les actions réalisées ainsi que le motif précis de toute conservation ou de tout refus partiel.

Nous visons une réponse complète sous 25 jours. Le délai légal applicable prévaut, notamment un mois sous le RGPD et, pour une entreprise assujettie, 45 jours sous la loi californienne, sous réserve des prolongations permises.

Vous pouvez déposer une plainte auprès de l’autorité compétente, notamment le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, la Commission d’accès à l’information du Québec, une autorité européenne de protection des données ou l’autorité de votre État américain.

10. Enfants et personnes mineures

La version actuelle de Jamzo est réservée aux adultes. Une personne doit confirmer avoir au moins 18 ans pour compléter un compte Head Game. Lors de la création d’un match, le Head Game doit confirmer que chaque skater et officiel nommé est âgé d’au moins 18 ans. Jamzo conserve uniquement la date et la version de ces attestations; aucune date de naissance ni pièce d’identité n’est demandée.

Jamzo ne prend actuellement pas en charge les ligues juniors ni les dossiers de match concernant une personne mineure. Aucun organisateur ne doit contourner cette restriction. Avant d’accepter des mineurs, Jamzo devra mettre en place un avis adapté à l’âge, une autorisation parentale ou organisationnelle vérifiable lorsque requise, une publication privée par défaut, les droits du parent ou tuteur et une EFVP/AIPD spécifique.

11. Sécurité

Nous appliquons des mesures adaptées aux risques, notamment :

• chiffrement des communications en transit;
• authentification et confirmation du courriel pour les comptes permanents;
• contrôle d’accès par ligne dans la base de données;
• liste blanche des colonnes accessibles depuis l’application et fonctions serveur qui retournent seulement les données nécessaires;
• calcul côté serveur des états d’occupation : les identifiants de compte ou d’appareil et les horodatages de présence des autres NSO ne sont pas téléchargés par l’application;
• séparation des données opérationnelles du match et des formulaires disciplinaires confidentiels;
• limitation des clés privilégiées aux fonctions serveur;
• sauvegardes, mises à jour, revue des accès et tests de sécurité;
• procédure de gestion des incidents, registre privé conservé au moins cinq ans et exercice annuel.

Aucune mesure n’élimine entièrement le risque. En cas d’incident, nous enquêtons, limitons les conséquences et avisons les personnes et autorités lorsque la loi l’exige.

12. Communications électroniques

Les courriels de confirmation, de réinitialisation du mot de passe, de sécurité et de conservation du compte sont nécessaires au fonctionnement du service. Ils peuvent être transmis par Supabase ou Resend selon le type de message. Nous n’enverrons pas de messages promotionnels sans le consentement ou l’autre autorisation exigée et fournirons un moyen simple de se désabonner.

Les messages envoyés à privacy@jamzo.app peuvent transiter par Resend et être transférés vers la boîte administrative utilisée par Jamzo. N’utilisez pas ce courriel pour envoyer spontanément une pièce d’identité, un formulaire disciplinaire complet ou une information médicale, criminelle ou intime. Jamzo indiquera un moyen de transmission adapté si un document supplémentaire est réellement nécessaire.

13. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique lorsque le service ou la loi change. Nous indiquons la date de la nouvelle version et informons les personnes de toute modification importante avant son entrée en vigueur lorsque la loi l’exige.

14. Contact et plaintes

Toute question, demande ou plainte peut être transmise à Charles Robart, Responsable de la protection des renseignements personnels de Jamzo, à privacy@jamzo.app ou par courrier à appartement 204, 1005 rue Rielle, Montréal (Québec) H4G 2T2, Canada. Nous en accusons réception et expliquons notre décision par écrit.